Polityka prywatności "DAY SPA" Nina Dulińska-Wilk

1. Zakres gromadzonych danych osobowych

"DAY SPA" Nina Dulińska-Wilk gromadzi wyłącznie te dane osobowe, które są niezbędne do obsługi zapytań, rezerwacji usług oraz prawidłowej realizacji świadczonych usług domowych. Dane te są przekazywane w szczególności za pośrednictwem formularzy dostępnych na stronie brenekerhomecare.com, w trakcie rozmów telefonicznych oraz korespondencji e‑mail.

W zależności od rodzaju usługi i kanału kontaktu, możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• podstawowe dane identyfikacyjne – imię i nazwisko, nazwa firmy (jeśli dotyczy);
• dane kontaktowe – numer telefonu, adres e‑mail, adres nieruchomości, której dotyczy usługa;
• dane dotyczące zamówionej usługi – preferowane terminy realizacji, rodzaj usługi (np. sprzątanie, drobne naprawy, prace konserwacyjne), dodatkowe informacje opisowe przekazane przez użytkownika;
• dane rozliczeniowe – dane niezbędne do wystawienia faktury lub rachunku (np. adres rozliczeniowy, NIP w przypadku firm);
• dane techniczne – adres IP, identyfikatory plików cookie, dane o urządzeniu i przeglądarce, podstawowe informacje o aktywności na stronie (np. odwiedzane podstrony, czas wizyty), gromadzone w celach statystycznych i analitycznych;
• korespondencja – treść wiadomości wysyłanych za pośrednictwem formularzy, e‑maili oraz notatki z rozmów telefonicznych, o ile są one niezbędne do udzielenia odpowiedzi lub realizacji usługi.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być konieczne do korzystania z wybranych funkcjonalności serwisu (np. wysłania zapytania, dokonania rezerwacji lub zawarcia umowy świadczenia usług).

2. Cele i podstawy przetwarzania danych

Dane osobowe użytkowników serwisu brenekerhomecare.com są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych, zgodnych z prawem celów. W szczególności wykorzystujemy dane osobowe w następujących celach:

• obsługa zapytań i formularzy kontaktowych – udzielenie odpowiedzi na przesłane pytania, przygotowanie oferty usług, doprecyzowanie zakresu zlecenia; podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania zmierzające do zawarcia umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora polegający na udzielaniu odpowiedzi na zapytania);
• realizacja umów i świadczenie usług – planowanie i organizacja wizyt, dojazd do miejsca realizacji usługi, wykonanie usługi sprzątania, konserwacji lub napraw, bieżąca komunikacja z klientem; podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy);
• obsługa rozliczeń, księgowości i archiwizacji – wystawianie faktur, przechowywanie dokumentacji księgowej, dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami; podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora);
• kontakt telefoniczny i e‑mailowy – dotyczący w szczególności potwierdzenia rezerwacji, uzgodnienia terminu realizacji, doprecyzowania zakresu usługi, udzielenia informacji o ewentualnych zmianach; podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO;
• działania marketingowe – takie jak przesyłanie informacji o aktualnych ofertach, promocjach, nowych usługach czy pakietach serwisowych, o ile użytkownik wyraził na to odrębną, dobrowolną zgodę; podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz w pewnym zakresie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (marketing bezpośredni usług własnych);
• analiza i udoskonalanie serwisu – monitorowanie sposobu korzystania ze strony, prowadzenie statystyk odwiedzin, badanie skuteczności kampanii marketingowych, poprawa funkcjonalności i bezpieczeństwa serwisu; podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora polegający na prowadzeniu analiz w celu rozwoju i zabezpieczenia usług).

Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się w oparciu o zgodę, użytkownik ma prawo w dowolnym momencie ją wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

3. Udostępnianie danych osobowych

Dane osobowe użytkowników mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom trzecim, które świadczą na rzecz "DAY SPA" Nina Dulińska-Wilk określone usługi pomocnicze. Każde takie udostępnienie odbywa się z zachowaniem zasady minimalizacji danych oraz na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

W szczególności dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• firmom hostingowym i dostawcom rozwiązań informatycznych – w celu utrzymania serwisu internetowego, systemów poczty elektronicznej, systemów wspierających obsługę klientów oraz narzędzi analitycznych;
• dostawcom systemów płatności elektronicznych i operatorom płatniczym – jeśli użytkownik korzysta z płatności online w ramach oferowanych usług;
• podwykonawcom i współpracownikom realizującym usługi w imieniu "DAY SPA" Nina Dulińska-Wilk – np. specjalistom od sprzątania, konserwacji czy drobnych napraw, którym w niezbędnym zakresie udostępniamy dane dotyczące zlecenia i miejsca realizacji usługi;
• biurom rachunkowym oraz doradcom prawnym – w zakresie niezbędnym do prowadzenia dokumentacji księgowej, rozliczeń oraz obsługi prawnej działalności;
• upoważnionym organom publicznym – jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika bezpośrednio z obowiązujących przepisów prawa.

Wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu "DAY SPA" Nina Dulińska-Wilk zobowiązane są do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych oraz do wykorzystywania ich wyłącznie w celach wskazanych przez administratora.

Dane osobowe co do zasady nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach doszłoby do takiego przekazania, zostanie ono zrealizowane wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez przepisy RODO (np. standardowe klauzule umowne).

4. Przechowywanie i zabezpieczanie danych

Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa lub uzasadnionego interesu administratora (np. do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń).

Orientacyjne okresy przechowywania danych są następujące:

• dane związane z zapytaniami obsługiwanymi bez zawarcia umowy – do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji lub ostatniego kontaktu z użytkownikiem;
• dane klientów związane z realizacją umów – przez czas trwania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych wynikających z danej umowy;
• dokumentacja księgowa i rozliczeniowa – przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego i rachunkowego;
• dane przetwarzane na podstawie zgody w celach marketingowych – do momentu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.

W celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub modyfikacją, stosujemy adekwatne środki techniczne i organizacyjne, w tym między innymi:

• bezpieczne połączenia szyfrowane (SSL/TLS) podczas korzystania z serwisu brenekerhomecare.com (w miarę dostępności);
• regularne aktualizacje oprogramowania i systemów wykorzystywanych do przetwarzania danych;
• kontrolę dostępu do danych ograniczoną wyłącznie do osób upoważnionych i przeszkolonych;
• stosowanie haseł oraz innych mechanizmów uwierzytelniania;
• procedury tworzenia kopii zapasowych i ich przechowywania w bezpiecznych lokalizacjach.

Pomimo stosowania zaawansowanych środków bezpieczeństwa, żadna metoda transmisji danych przez Internet ani elektronicznego przechowywania nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania ryzyka naruszeń. W razie wystąpienia zdarzeń zagrażających danym osobowym zobowiązujemy się do podjęcia niezbędnych działań zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym do ewentualnego poinformowania właściwego organu nadzorczego oraz osób, których dane dotyczą.

5. Prawa użytkownika

Osobom, których dane dotyczą, przysługują określone prawa wynikające z przepisów RODO oraz innych obowiązujących regulacji dotyczących ochrony danych osobowych. W związku z przetwarzaniem danych przez "DAY SPA" Nina Dulińska-Wilk użytkownik ma w szczególności prawo do:

• dostępu do danych – uzyskania potwierdzenia, czy przetwarzamy jego dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, także dostępu do tych danych oraz informacji o celach i sposobach przetwarzania;
• sprostowania danych – żądania poprawienia lub uzupełnienia danych osobowych, które są nieprawidłowe lub niekompletne;
• usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przepisami prawa, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, lub gdy zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta;
• ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach, np. na czas sprawdzania prawidłowości danych lub rozpatrywania sprzeciwu;
• przenoszenia danych – otrzymania dostarczonych administratorowi danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania ich innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany;
• sprzeciwu wobec przetwarzania – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora, w tym wobec przetwarzania w celach marketingu bezpośredniego;
• cofnięcia zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, użytkownik ma prawo w dowolnym momencie ją wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.

W celu realizacji swoich praw użytkownik może skontaktować się z administratorem danych, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w sekcji „Dane kontaktowe administratora”. Żądania będą rozpatrywane niezwłocznie, nie później niż w terminie określonym przepisami prawa.

6. Cookies i technologie śledzące

Serwis brenekerhomecare.com może korzystać z plików cookies oraz pokrewnych technologii śledzących w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, poprawy komfortu korzystania, analizy ruchu oraz prowadzenia działań marketingowych.

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika (komputerze, smartfonie, tablecie) podczas odwiedzania strony internetowej. W ramach serwisu możemy stosować w szczególności następujące kategorie cookies:

• cookies niezbędne – umożliwiające prawidłowe wyświetlanie strony, obsługę podstawowych funkcji, wypełnianie formularzy oraz zapewnienie bezpieczeństwa;
• cookies funkcjonalne – pozwalające zapamiętać wybrane ustawienia użytkownika (np. preferencje językowe) i poprawiające wygodę korzystania z serwisu;
• cookies analityczne i statystyczne – wykorzystywane do zbierania informacji o sposobie korzystania z serwisu, takich jak liczba odwiedzin, odwiedzane podstrony, czas spędzony na stronie, co pozwala nam lepiej rozumieć potrzeby użytkowników i rozwijać ofertę;
• cookies marketingowe – stosowane w celu wyświetlania dopasowanych treści reklamowych, prowadzenia kampanii remarketingowych oraz mierzenia skuteczności działań marketingowych (o ile takie działania są prowadzone).

Podczas pierwszej wizyty na stronie użytkownik może zostać poproszony o dokonanie wyboru w zakresie akceptacji określonych kategorii cookies za pomocą specjalnego banera lub panelu ustawień. W każdej chwili istnieje możliwość zmiany ustawień cookies poprzez odpowiednią konfigurację przeglądarki internetowej lub usunięcie zapisanych plików z urządzenia.

Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu, w szczególności na poprawne działanie formularzy kontaktowych, modułów rezerwacji czy elementów personalizacji treści.

7. Dane kontaktowe administratora

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu brenekerhomecare.com jest "DAY SPA" Nina Dulińska-Wilk.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych, w tym w celu realizacji praw opisanych w niniejszej polityce prywatności, można skontaktować się z nami za pośrednictwem:

• formularza kontaktowego dostępnego na stronie /contact-us/;
• formularza rezerwacyjnego dostępnego na stronie /booking/ (w zakresie danych związanych z rezerwacją);
• adresu e‑mail wskazanego w zakładce Kontakt;
• numeru telefonu podanego na stronie /contact-us/;
• korespondencji tradycyjnej – na adres siedziby podany w sekcji kontaktowej serwisu.

Przy kontaktowaniu się z nami w sprawach związanych z ochroną danych osobowych zalecamy podanie informacji umożliwiających jednoznaczną identyfikację zgłoszenia (np. wskazanie kanału kontaktu, którego dotyczy sprawa, oraz przybliżoną datę komunikacji), co ułatwi i przyspieszy udzielenie odpowiedzi.

8. Zmiany w polityce prywatności

Niniejsza polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku:

• zmian w obowiązujących przepisach prawa dotyczących ochrony danych osobowych, usług elektronicznych lub świadczenia usług na odległość;
• wprowadzenia nowych usług, funkcjonalności lub narzędzi na stronie brenekerhomecare.com;
• zmian w stosowanych technologiach lub rozwiązaniach organizacyjnych mających wpływ na sposób przetwarzania danych.

O istotnych zmianach w treści polityki prywatności możemy poinformować użytkowników za pośrednictwem serwisu, w szczególności poprzez publikację zaktualizowanej wersji dokumentu na stronie /privacy-policy/. W wybranych przypadkach (np. przy zmianach wymagających nowej zgody) możemy również zastosować dodatkowe formy komunikacji.

Każdorazowo stosowaną wersją polityki prywatności jest ta, która obowiązuje w momencie korzystania z serwisu. Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z aktualną treścią dokumentu.

9. Skargi i organ nadzorczy

Jeżeli użytkownik uzna, że przetwarzamy jego dane osobowe w sposób naruszający obowiązujące przepisy prawa, ma prawo złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego.

W Polsce organem właściwym do rozpatrywania skarg dotyczących ochrony danych osobowych jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)

Szczegółowe informacje dotyczące sposobów kontaktu z PUODO oraz procedury wnoszenia skarg dostępne są na oficjalnej stronie internetowej Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Przed złożeniem skargi do organu nadzorczego zachęcamy do bezpośredniego kontaktu z "DAY SPA" Nina Dulińska-Wilk. Dołożymy starań, aby wszelkie zgłoszone zastrzeżenia zostały jak najszybciej wyjaśnione i – w razie potrzeby – aby zostały podjęte odpowiednie działania naprawcze.

10. Podstawowe definicje

Dla ułatwienia zrozumienia niniejszej polityki prywatności poniżej przedstawiamy najważniejsze pojęcia użyte w dokumencie:

• dane osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, np. imię, nazwisko, adres e‑mail, numer telefonu, dane lokalizacyjne;
• przetwarzanie danych – każda operacja wykonywana na danych osobowych, taka jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, usuwanie czy niszczenie;
• administrator danych – podmiot, który decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych; w przypadku serwisu brenekerhomecare.com administratorem jest "DAY SPA" Nina Dulińska-Wilk;
• podmiot przetwarzający – podmiot zewnętrzny, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora na podstawie umowy powierzenia (np. firma hostingowa, biuro rachunkowe);
• RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych;
• pliki cookies – niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika, zawierające informacje wykorzystywane m.in. do dostosowania działania strony, zapamiętywania preferencji czy prowadzenia analiz statystycznych;
• marketing bezpośredni – działania mające na celu promowanie usług "DAY SPA" Nina Dulińska-Wilk w sposób skierowany bezpośrednio do użytkownika, np. poprzez kontakt e‑mailowy lub telefoniczny.

Jeżeli jakiekolwiek pojęcia użyte w niniejszej polityce prywatności są niejasne lub wymagają dodatkowego wyjaśnienia, użytkownik może zwrócić się do nas z prośbą o doprecyzowanie, korzystając z danych kontaktowych administratora.